Home > Archives > 个人知识管理

个人知识管理

Publish:

前面简单介绍了一下“知识管理”这个概念。但是,个体与组织之间存在着极大的差异, 个人知识管理与组织的知识管理之间也存在着许多不同的特性。就个人而言, 知识管理通常意味着“文件共享、网络内容分发、协同工作和知识检索”。
随着互联网进入了Web2.0 时代, “自由、共享、互动、协作”的理念更深入人心。而网络纷繁的信息与知识则呈现为更加的无序化、分散化。一方面是纷繁复杂无章可循的信息海洋, 一方面是学习、工作、生活压力下时间有限的个体, 在Web2.0 时代如何管理信息和知识成为个人知识管理的重要挑战。

那么什么是“个人知识管理”呢,个人又将如何进行知识管理呢?

1.个人知识管理的概念
个人知识管理(PKM)的宽泛定义由美国的Paul A. Dorsey教授提出:“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。”
Frand 和Hixon (1999) 曾这样定义个人知识管理:“它是一种概念框架, 指个人组织和集中自己认为重要的信息, 使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的(个人) 战略, 并以此扩展我们的个人知识。”
而Skyrme (1999) 则从经验方面对个人知识管理进行了更为细致的描述, 包括以下内容: 明确自己的信息需求; 制定一个(知识) 获取战略; 设定信息的优先级, 确定哪些信息可以丢弃, 哪些信息可以收取;确定如何和何时处理手上的信息; 为需要归档和保存的知识建立规范; 创建个人的文件系统, 可以兼顾(管理) 自己的工作、生活和其他知识活动; 为不同用途建立信息目录(书签) 和索引; 经常评估P评价所存储信息和目录的价值。
综上,尽管个人知识管理(PKM)有各种版本的定义,其实质却都在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。通过实施PKM,个人可以在短时间内处理大量的信息,快速有效地获取所需知识,准确地表达知识,提高工作效率和自身能力。

2.个人知识管理的内容
Dorsey教授指出PKM在实际操作过程中,涉及创建、分类、索引、检索(搜索)、分发以及重新使用某项知识的价值评估。其中,七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的,可以概括为:检索信息的技巧;评估信息的技巧;组织信息的技巧;分析信息的技巧;表达信息的技巧;保证信息安全的技巧和信息协同的技巧。
(1)、检索信息的技巧
检索信息时,首先要确定个人的信息需求和信息来源,选择合适的信息检索技巧方法。在个人知识管理中,检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧,也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握检索信息的技巧,个人有必要对搜索的概念、布尔逻辑、搜索的技能等充分的掌握。
(2)、评估信息的技巧
这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量,而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。个人并不必去了解计算机评估信息的机理,评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献等。
(3)、组织信息的技巧
组织信息,需要过滤无用和相关度不大的信息资源,有效地存储信息,建立信息之间的联系,方便以后的查找和使用。有效组织信息的原则是:无论环境怎样,组织起来的信息应该便于有效的利用。这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中,我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。在现代的高科技环境中,我们用电子文档、数据库和网页,或者用专门的知识管理软件来组织信息。
(4)、分析信息的技巧
分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型,通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法,但在建立各种分析软件的模型的工作中,人还是最重要的。
(5)、表达信息的技巧
通过表达信息,可以实现隐性知识向显性知识的转化。个人知识在交流、共享中得到升华。信息的表达,无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本,大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。
(6)、保证信息的安全
虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同,但这并不表明保证信息的安全就不重要。保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。
(7)、信息协同的技巧
信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。如通过小组或团队的形式组织学生进行学习,教师与学生、学生与学生在讨论与交流的基础上对一些要解决的问题进行协同工作,交流和共享彼此的观点和知识。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具,而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。
以上七种知识管理方法,实际上是处理日常工作中“知识维度”的一系列连续的动作和操作,并可以根据需要相互结合,选择使用。例如,你可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息。
瑞士Open Connect AG公司的知识管理主管Hyams教授认为,除了以上七项外,个人知识管理的内容还应该包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能,具体指:时间控制;工作空间舒适度;快速阅读、备注和研究;备案和文档管理;信息设计(哪些信息有用,哪些信息无用);有目的的写作;知识/信息处理设施(通常指PC 等IT设备);知识/信息过滤技能。
3.个人知识管理的步骤
进行PKM,首先应分析自己对信息资源的需求。这是与个人的发展方向和目标紧密结合的。对关注的信息资源进行分类。可以参考图书分类学的方法, 也可以用一些简单的方法, 可按照信息的内容分类, 也可按照信息的来源分类。
在建立分类后,按照分类建立个人知识库。个人知识库是逻辑意义上的, 在建立了知识分类后, 再确定如何取得想要的知识, 哪些类的知识存放在哪里, 如何去检索获得等等功能分类。个人知识库都必须有这些功能: 知识获取、知识存储、知识检索、知识更新和再利用。其中知识共享在个人知识管理中不是必选的内容。
最后,也是最重要的一项工作,就是要持续不断地维护个人知识库。信息是在不断变化的, 只是建立知识库, 而不对其进行维护和更新, 那么知识库很快就会变成垃圾库。

声明: 本文采用 BY-NC-SA 授权。转载请注明转自: Alfred

blog comments powered by Disqus